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管理人如何做好内部控制
添加时间:2021-11-23    阅读次数:173
 

目录

一、定义及法律依据

二、内部控制

三、内部治理四、内部控制的要点

近年来,监管部门对私募管理人的内部控制要求越来越严格。那么,私募管理人应该如何做好内部控制管理,从而远离监管处罚呢?本文为大家梳理。


定义及法律依据

私募基金管理人内部控制是指私募基金管理人为防范和化解风险,保证各项业务的合法合规运作,实现经营目标,在充分考虑内外部环境的基础上,对经营过程中的风险进行识别、评价和管理的制度安排、组织体系和控制措施。

2016年2月1日,中基协发布了《私募投资基金管理人内部控制指引》(以下简称《内控指引》),要求私募管理人从内部控制的目标和原则、内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通及内部监督等方面的制度建设进行自律管理,构成了私募管理人内部控制的自律监管框架。

内部控制

1目标和原则私募基金管理人内部控制目标是:

· 保证遵守私募金相关法律法规和自律规则;

· 防范经营风险,确保经营业务的稳健运行;

· 保障私募基金财产的安全、完整;

· 确保私募基金、私募基金管理人财务和其他信息真实、准确、完整、及时。

私募基金管理人内部控制应当遵循以下原则:

1)全面性原则。内部控制应当覆盖包括各项业务、各个部门和各级人员,并涵盖资金募集、投资研究、投资运作、运营保障和信息披露等主要环节。

全面性原则实际是要求内部控制覆盖所有的业务环节,防止在内控方面留死角。私募基金管理人往往比较关注投资前台业务,忽视后台运营环节,而后台运营风险直接涉及投资者利益和公司风险,也不能忽视。

2)相互制约原则。组织结构应当权责分明、相互制约。实践中,私募基金管理人往往由于规模小、人员少,对于相互制约原则必要的理解可能会存在疑虑。

基金管理业务的性质决定了私募基金管理人不论大小,其内部组织架构和人员配置方面都需要有相互制约。比如,合规风控部门必须单独设置;合规风控负责人必须相对独立,以对其他业务形成必要而有效的监督和制约。

3)执行有效原则。私募基金管理人应当通过科学的内控手段和方法,建立合理的内控程序,维护内控制度的有效执行。在实践中,私募基金管理人一般都会按照法规要求建立各项制度、流程,但由于管理规模不同、人员构成不同、企业文化不同、高管职责不同,对某一私募基金管理人适用的制度,不一定对其他私募基金管理人适用。

执行有效原则就是针对内控制度的有效性而言的,一是要对企业实际情况,结合法律法规和业务性质,制定相关制度、流程,切忌完全照抄其他企业的制度;二是制度、流程制定以后,一定要有执行监督机制,从管理层开始就要认真对待制度,带头执行制度,对于不执行制度的需要有惩罚机制。

4)独立性原则。各部门和岗位职责应当保持相对独立,基金财产、管理人固有财产、其他财产的运作应当分离。

独立性原则含两个方面:一方面是管理人各部门和岗位的职责保持相对独立,比如合规风控部门和投资部门的相对独立(此处相对独立,是指因为企业规模不同、情况不同,各部门和岗位的职责之间不一定能够实现完全独立,但是需要做到相对独立,以控制风险);另一方面是财产独立,即基金财产和基金管理人的财产及其他财产需要分离。

5)成本效益原则。管理人应以合理的成本达到最佳的内部控制效果,内部控制与私募基金管理人的管理规模和员工人数等方面应配,契合自身实际情况。本原则是允许管理人根据自身实际情况弹性设置部门、安排人员和制定制度。

6)适时性原则。私募基金管理人应当定期评内部控制的有效性,并随着有关法律法规的调整和经营战略、方针、理念等内外部环境的变化同步适时修改或完善。

本原则是为达到制度的有效性,定期和不定期进行估,及时根据私募基金管理人实际情况和法律法规的变化等情况进行制度修订:一方面,由于私募基金管理人的实际情况发生变化,原有制度不再适用,需要修订;另一方面,于监管法律法规和自律规则发生变化,需要根据法律法规和自律规则的要求修订内部制度。

2内部环境私募基金管理人应当建立良好的内部环境,包括以下要求:

1)私募基金管理人应当牢固树立合法合规经营的理念和风险控制优先的意识,培养从业人员的合规与风险意识,营造合规经营的制度文化环境,保证私募基金管理人及其从业人员诚实信用、勤勉尽责、恪尽职守。

私基基金接受监管历史较短,与其他金融机构相比,整体来说合规风控意识较弱,迫切要加强。合规文化和风控文化的培养,一是需要建立相关制度,二是需要私募基金管理人高管层的重视,需要高管层从自身做起,树立榜样。

2)私募基金管理人应当遵循专业化运营原则,主营业务清晰,不得兼营与私募基金管理无关或存在利益冲突的其他业务。根据协会的相关要求,专业化运营要求私募证券投资基金和私募股权基金由不同的主体进行管理。私募基金管理人应当专注从事私募基金管理业务,不得从事P2P、保付代理、小额贷款等其他业务。

3)私募基金管理人应当健全治理结构,防范不正当关联交易、利益输送和内部控制风险,保护投资者利益和自身合法权益。在私募基金领域,治理重点涉及股权结构、实际控制、管理机制,重点关注关联交易,既要防止实际控制人干预公司独立运作,进行不正当的关联交易,进行利益输送,也要防止内部控制公司,损害股东利益,为相关方进行利益输送。

4)私募基金管理人应当建立健全职责明确、相互制约的组织结构。一是要建立必要的防火墙制度和业务隔离制度,对具有利益冲突的业务进行隔离。二是不同部门要有合理、明确的授权分工,操作上相互独立。

5)私募基金管理人应当建立有效的人力资源管理制度,确保工作人员具备与岗位要求相适应的职业操守和专业胜任能力。

6)私募基金管理人应当设置合规风控高管人员。

3风险评估私募基金管理人在经营过程中面对的内外部风险包括但不限于市场风险、信用风险、流动性风险、操作风险、合规风险等,私募基金管理人应当对私募基金的销售募集、投资运营、信息披露等各环节的风险进行充分识别、评估和应对。

例如,在销售募集方面,应当合法合规地进行非公开募集,充分进行风险揭示,严格禁止保本保收益等;在信息披露方面,应重点关注信息披露的充分性、准确性和时效性等。

4其他内部控制及流程《内控指引》第十四条至第二十四条分别从业务流程控制、授权控制、募集控制、财产分离、防范利益冲突、投资控制、托管控制、外包控制、信息系统控制和会计系统控制等具体方面对私募基金管理人进行了规范,要求私募基金管理人建立如下制度、流程:

1)建立科学严谨的业务操作流程。业务操作流程应当实用性强、控制效果好,且应当对每一个业务环节都制定相应的业务操作流程,并且及时调整修订,适应新的法规要求和业务需要。

2)建立健全授权标准和程序,确保授权制度在资金募集、投资研究、投资运作、运营保障和信息披露等主要环节始终贯彻执行。

3)建立自行募集和委托募集私募基金的制度。自行募集时,私募基金管理人应设置有效机制,切实保障募集结算资金安全;委托募集时,私募基金管理人应当委托获得中国证监会基金销售业务资格且成为协会会员的机构募集私募基金,并制定募集机构遴选机制,确保私募基金向合格投资者募集以及不变相进行公募。

4)建立健全投资业务控制,保证投资决策符合法律法规及基金合同的要求。

5)建立健全私募基金托管人遴选制度,切实保障资金安全。

6)制定开展业务外包相应的风险管理框架及制度,建立健全外包业务控制制度,确保业务外包安全合规。

7)应建立相应的信息系统和会计系统,适应自行承担信息技术和会计核算等职能的需要。

8)建立完善的财产分离制度,将私募基金管理人自有财产与基金财产分离,不得混用。

9)建立健全管理不同类别私募基金利益输送、利益冲突的防范及解决机制,公平对待管理的不同基金。

5信息沟通《内控指引》要求私募基金管理人建立健全信息披露控制制度,维护信息沟通渠道的畅通,保证向投资者、监管机构及协会披露信息的真实性、准确性、完整性和及时性,不存在虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。私募基金管理人还应当严格执行基金合同等法律文件中约定的信息披露义务。6内部监督私募基金管理人应当对内控制度的建设和实施情况进行监督检查,以确保内控有效、风险可控、合规运作。具体实施办法包括日常业务中的过程控制和定期检查。

过程控制包括两方面内容:

· 一是制定内部制度、流程需要合规风控部门参与,确保制度、流程的合规性;

· 二是将合规风控部门的职责体现在日常业务流程中,对业务环节涉及合规风控的问题进行把关,合规风控部门不同意的不予放行。

定期检查是指私募基金管理人内部对内控情况进行自查,自查的内容包括两个方面:

· 一是内控制度是否存在问题,是否符合最新的法律法规、自律规则和业务实践要求;

· 二是内控制度是否得到有效执行。

定期检查的流程,可以参照以下步骤:

1)合规风控部门制定方案,包括自查内容和自查时间,明确自查对照表(可参考证监局私募基金现场检查时的相关自查情况表)。

2)业务部门根据自查要求和自查对照表在规定时间内进行自查。

3)合规风控部门对业务部门的自查进行核查。核查根据公司实际情况,可以通过抽查方式进行。

4)合规风控部门根据核查情况与业务部门进行沟通,完成自查报告,列明需要改进的具体内容和时间。

5)合规风控部门督促改进的执行情况。自查目的是发现问题,及时改进,所以后续改进十分重要。

内部自查的频率,根据自查内容,分为每半年和每年度两种情况,分别为每半年对投资者适当性管理进行一次自查,每年度对整体内控情况进行一次自查。

在内部自查方面,部分法律法规、自律规则提出了明确具体的要求,具体如下:

一是根据《投资者适当性办法》《投资者适当性指引》的规定,经营机构应当每半年开展一次适当性自查,形成自查报告;募集机构应每半年开展一次投资者适当性管理自查。

自查可以采取现场、非现场及暗访相结合的式进行,并形成自查报告留存备查。自查内容包括但不限于投资者适当性管理制度建设及落实情况、人员考核及培训情况、投资者投诉处理情况、发现业务风险及时整改情况以及其他需要报告的事项。

二是根据《涉税尽调办法》的规定,金融机构应当建立非居民金融账户涉税信息尽职调查实施监控机制,按年度评估办法执行情况及时发现问题、进行整改,并于次年6月30日前向相关行业监督管理部门和国家税务总局书面报告。

三是根据《基金业协会自律检查规则》的规定,协会鼓励检查对象对照年度检查重点开展自查,并向协会报送自查结果。对于自查认真且自查结果良好的检查对象,协会可以免除对其的自律检查。

《内控指引》规定,私募基金管理人应对内部控制制度的执行情况进行定期和不定期的检查、监督和评价,排查内部控制制度是否存在缺陷及实施中是否存在问题,并及时予以改进,确保内部控制制度的有效执行;私募基金管理人应每年至少开展一次全面的外包业务风险评估。

四是根据《廉洁从业实施细则》的规定,基金经营机构应当指定专门部门对本机构及其工作人员的廉洁从业情况进行监督,定期或不定期开展廉洁从业内部检查,对发现的问题及时整改,对责任人严肃处理。



3

 

内部治理

良好的内部治理是私募基金管理人合规运作、控制风险的主要基础。从实践经验看,内部治理缺失是导致金融机构酿成重大风险的主要根源。

《内控指引》也对私募基金管理人内部治理提出了相关原则性要求,但并不具体。考虑到私募基金管理人是根据《基金法》从事基金管理业务的机构,为控制风险,持续合规经营,本部分将散见于法律法规及自规则中的要求进行整理,同时参考监管部门对其他基金管理机构的要求,根据市场实践,对私募基金管理人的内部治理若干具体问题提出相关建议。1原则私募基金管理人在内部治理方面应当坚持以下原则:

1)坚持投资者利益优先原则。这是资产管理行业应当遵循的基本原则。私募基金管理人面临着投资者、员工和企业三方面的利。这三方面利益从长期来看是一致的,即只有基金投资者利益最大化,企业才可能长期发展,员工和企业的利益才有保障,但从短期来看,很有可能会存在利益冲突。私基金管理人的内部治理应当始终将基金投资者利益放在首位,在三者利益发生冲突时,采取有利于投资者利益的措施。

具体实践可以从两个层面保障:

· 一是各项内部制度一定要体现投资者利益优先原则;

· 二是在制度没有涉及的情况下,要采取有利于投资者利益的措施。

2)坚持适当制衡原则。基金管理机构的部门设置、人员配置方面应当建立适当的制衡机制,防止违法违规行为和重大风险的发生。制衡和效率在一定程度上是冲突的,私募基金管理人的治理必须坚持制衡和效率并重,两者要取得平衡,要程度适当,既要有利于坚守底线、防范风险,又要兼顾运行效率。如何做到适当,取决于每一个私募基金管理人的规模、组织架构和管理层等自身因素。

3)坚持独立运作原则。私募基金管理人在管理运用基金资产过程中,一定要恪尽职守、诚实信用、审慎勤勉。

为客户管理资产,必须坚持独立运作原则,包括两个层面:

· 一是相对于私募基金管理人出资人的独立运作,依法开展基金管理业务。私募基金管理人有可能会和其出资人有业务合作,私募基金管理业务必须独立于出资人的业务。

· 二是私募基金财产不能被挪用、侵占,必须独于私募基金管理人自有财产。

4)坚持长期激励约束原则。私募基金管理人大多由专业人士创建,激励机制比较灵活是其重要特点。

但必须注意两点:

· 一是激机制必须伴随约束机制,不能只有激励,没有约束;

· 二是激励约束机制必须是有利于机构长期发展的,有利于为投资者创造长期回报。

私募基金管理人是否能够持续发展,机构化是一个重要方面。激励约束机制可以有多种选择,包括吸收核心员工成为私募金管理人出资人和要求核心员工参与基金或投资项目的跟投等。

2常见问题

遵守一般性治理要求问题

私募基金管理人如果采用公司的组织形式,必须符合《公司法》的相关规定;私募基金管理人如果采用有限合伙企业的组织形式,必须符合《合伙企业法》的相关规定。

由于私募基金管理人的人员规模相对较小,容易在遵守《公司法》和《合伙企业法》方面忽视内部治理架构方面的问题,比如《公司法》项下股东(大)会、董事会的构成和《合伙企业法》项下合伙事务的执行,以及与之相关的制度、文件、协议等。

内部制度和流程问题

私募基金管理人应当根据《基金法》《私募管理办法》及中国证监会的其他规定、协会的相关自律规则,制定系统的管理制度和业务流程。这些制度和流程应当符合法律法规要求,同时符合私募基金管理人的实际情况。

监管部门的检查中,私募基金管理人或其员工行为是否符合私募基金管理人的制度也是其中一项内容。私募基金管理人应当定期对制度和流程进行检查,法律法规、自律则发生变化导致制度和流程不适用的,应当及时修订。

制度和流程与实践不一致的,如果是实践的问题,应当及时检讨制度、流程的执行情况,做到制度、流程的确实落地;如果是制度流程的问题,应当及时修订。

部门和岗位设置问题

私募基金管理人的机构设置应当平衡规模、业务类别、监管要求等各方面的情况,既有相互制衡,又能相互配合。

基金管理人的部门通常包括投资部门、合规风控部门、财务运营部门等。在投资方面,私募基金管理人内部可以考虑设立投资决策委员会,有利于控制投资决策方面的风险。在合规风控方面,应当对投资、市场等前台业务有一定制衡,合规风控负责人应当具有相当的地位和胜任能力。

合规风控的职责地位问题

私募基金管理人应当设立一名合规风控负责人和独立的合规部门。合规风控负责人应当负责私募基金管理人的日常合规和风控,包括制定完善内部制度、流程,监督业务合规运作,控制业务风险。合规风控负责人应当具备基金从业资格,具有较强的专业水平,坚持原则、独立客观,在私募基金管理人中具有一定的权威性和相对的独立性。私募基金管理人的出资人和主要负责人,特别是投资部门的负责人,应当正确认识合规风控的必要性、重要性,支持合规风控工作,为合规风控工作创造有利条件,不能将合规风控负责人放在对立位置。

关联交易和利益输送问题

私募基金管理人应该规范关联交易,防止利益冲突,禁止利益输送。关联交易并非禁止,关键是要规范、透明,需要向投资者进行披露,能够有效防止利益冲突,坚决禁止利用基金资产进行利益输送。

公平对待问题

公平对待问题涉及3个方面:

一是公平对待不同私募基金管理人的出资人。按《公司法》和《合伙企业法》相关规定保障出资人的合法权益。

二是公平对待管理的不同基金。私募基金管理人在投资决策中应当能够公平对待其所管理的不同基金,并注意相关制度和流程,尽可能做到程序上的公平。

三是公平对待同一基金的不同投资者。在信息披露等不同方面,要公平对待同一基金同一类型的不同投资者。



4

 

内部控制的要点

结合上文中基协关于私募管理人内部控制的相关要素,以及实操的要求,为大家特别提炼以下几个要点。

1坚持专业化经营私募管理人的专业化经营一直被监管所关注,其中证监会的《私募投资基金监督管理暂行办法》、中基协的《私募基金管理登记须知》中都有所规定,要求私募基金管理人遵循专业化运营原则,主营业务清晰,不得兼营与私募基金管理无关或存在利益冲突的其他业务。专业化运营最突出的特点体现在名称和经营范围上。2021年1月8日,证监会发布《关于加强私募投资基金监管的若干规定》,对私募管理人的名称和经营范围提出了明确要求,即私募基金管理人应当在名称中标明“私募基金”“私募基金管理”“创业投资”字样,并在经营范围中标明“私募投资基金管理”“私募证券投资基金管理”“私募股权投资基金管理”“创业投资基金管理”等体现受托管理私募基金特点的字样。综合来说,私募管理人的经营范围不应包含与私募基金存在冲突的业务,不兼营与买方业务无关的卖方业务 及其他非金融相关业务。日常实务中,大家问的最多的是私募管理人能不能从事咨询服务?对于证券类私募管理人来说,如果具有投顾资质,可以进行对应的投资顾问业务,收取投顾费或者咨询费;对于股权/创投类私募管理人来说,没有明确的限制,如果经营范围里具有“咨询”等字样,就可以从事咨询服务。

相关协会反馈意见

反馈一:从专业化经营和防范利益冲突角度出发,建议贵机构的经营范围应该突出主营业务“私募基金管理”,不包含以下业务类型:1、按照问答七兼营与私募基金可能冲突的相关业务;2、兼营与买方“投资管理”业务无关的卖方业务;3、兼营其他非金融相关业务。

反馈二:贵公司经营范围【企业管理服务】不符合专业化经营的原则,请做工商变更。

反馈三:贵机构申请类型为私募证券,经营范围中含有“受托管理股权投资基金、股权投资”等内容,不符合专业化经营要求。请变更工商注册信息后重新登记,书面承诺不予接受。

反馈四:请申请机构出具补充法律意见书说明在系统中填写的2016年财务信息中的管理费、其他收入的来源(系统财务信息中“管理费”指收入),以及所涉及的相关业务开展情况,并出具结论性意见说明该机构是否符合专业化运营。

反馈五:贵机构网址为电商宣传,请机构说明是否符合专业化经营要求。

反馈六:根据《私募投资基金管理人内部控制指引》和《私募基金登记备案相关问题解答(十三)》关于私募基金管理人专业化管理相关要求,以及《私募基金登记备案相关问题解答(七)》关于私募基金管理人名称和经营范围相关要求,申请机构的工商经营范围或实际经营业务中,不得兼营可能与私募投资基金业务存在冲突的业务、不得兼营与“投资管理”的买方业务存在冲突的卖方业务、不得兼营其他非金融业务。贵机构名称/经营范围不符合上述要求,请在工商修改完名称/经营范围(项目投资;投资咨询),领取新核发的营业执照后再提交私募基金私募管理人登记申请,书面承诺不予接受。

在人员不足的情况下,可适当减化部门及岗位设置,比如减少市场营销、综合管理部、研究部以及其他部门人员数量,但投资管理部、合规风控部、基金运营部建议保留。合伙型私募管理人的组织架构可以参考,并进行相应变化,比如股东会变为合伙人大会、总经理变为执行事务合伙人(委派代表)等。

在以上组织架构中,股东会为最高权力机构,决定公司的经营及投资方针等重大事项。董事会则对股东负责,根据公司法及公司章程,执行股东会的相关决议。总经理以及副总经理为代表的高管为经营管理团队,负责公司的日常运营、投资管理等相关事务,私募管理人应至少具备2名高管。风险控制委员会主要负责公司风控相关机制的制定及实施,监督评估各项制度执行情况,对投资项目或者产品的合规性进行审核。投资决策委员会主要负责审议基金产品的投资或者退出相关事项,并作出决策,监督投资部门的行为。其他各部门在相关职责范围内行事。

公司股东会、董事会、高管及各部门的相关职责与义务,需要在公司章程以及其他相关的制度中进行明确的规定,各部门有合理及明确的授权分工,操作相互独立,体现职责明确、相互制约的原则。

2完善的内容制度根据中基协发布的登记清单,私募管理人需要具备的基本制度包括:

· 运营风险控制制度

· 信息披露制度

· 机构内部交易记录制度

· 防范内幕交易、利益冲突的投资交易制度

· 合格投资者风险揭示制度

· 合格投资者内部审核流程及相关制度

· 私募基金宣传推介、募集相关规范制度

· 其他制度(如防范关联交易,利益输送等制度)

如果是证券类私募管理人,还应该有:

· 公平交易制度

· 从业人员买卖证券申报制度

· 奖金递延发放制度

除了以上的制度之外,根据日常业务的实际需求,还建议大家建立以下制度:

· 基金托管与外包业务管理制度

· 风险隔离制度

· 财产隔离制度

· 投资决策委员会议事规则

· 投资者适当性管理制度

· 投资者评级及分类制度(含投资者转化)

· 产品分类及管理制度

· 销售募集机构遴选制度

· 培训考核及执行规范制度

· 投诉及纠纷解决制度

· 廉洁从业管理制度

· 授权管理制度

· 员工管理制度(含员工激励及违纪处理)

· 非居民金融账户涉税信息尽职调查和信息报送制度

· 档案管理制度

· 信息技术管理制度

以上所列内控制度基本上覆盖了私募管理人的内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等方面,能够满足协会在《内控指引》中关于全面性、相互制约、执行有效、独立性、成本效益、适应性等原则的要求。如果以上制度得到有效执行,基本上能够保证公司遵守私募基金相关的法律法规和自律规则,防范经营风险、保障私募基金财产的安全、完整,确保私募基金、管理人财务和其他信息的真实、准确、完整、及时。